Personvernerklæring

Polar Kuldeservice AS er forpliktet til å beskytte ditt personvern. Disse retningslinjene for personvern forklarer hvordan vi samler og bruker dine personlige opplysninger og hvilke rettigheter og muligheter du har i denne forbindelse.

Hvem er ansvarlig for dine personlige opplysninger?

Polar Kuldeservice AS er ansvarlig for dine personopplysninger.

Hvilke personlige opplysninger samler vi på?

  • Kontaktinformasjon som navn, hjemmeadresse og/eller forretningsadresse, telefonnummer, mobilnummer og email-adresse i de tilfeller hvor dette er opplyst.
  • Betalingsinformasjon, for eksempel nødvendig data for behandling av betalinger og forebygging av bedrageri, og annen relatert faktureringsinformasjon.

  • Ytterligere informasjon som kan være nødvendig for en forretningstransaksjon, prosjekt, kontraktsforhold med Polar Kuldeservice AS eller frivillig oppgitt av deg, f.eks. i en rekrutteringsprosess, utbetalinger, forespørsler og prosjekter.

  • Informasjon samlet fra allment tilgjengelige ressurser, integritetsdatabaser og kredittopplysningsbyrå.

  • Hvis det kreves for å overholde samsvar med loven, kan informasjon om relevant og viktig rettstvist eller annen lovlig rettsforfølgelse mot deg eller en tredjepart relatert til deg og samhandling med deg være relevant for antitrust formål.

  • Spesielle kategorier av personopplysninger. I forbindelse med registrering og tilgang til et arrangement eller seminar, kan vi be om informasjon om din helse med formål om å identifisere og være hensynsfull til eventuelle funksjonshemminger eller spesielle kostbehov du måtte ha. All bruk av denne type informasjon er basert på ditt samtykke. Hvis du ikke gir informasjon om funksjonshemming eller spesielle kostbehov vil vi ikke kunne ta noen forhåndsregler

  • Andre personlige opplysninger angående dine innstillinger der det er relevant for salg og tjenester som vi tilbyr.

    Hvordan samler vi dine personlige opplysninger?

  • Når du eller din organisasjon søker informasjon eller råd fra oss eller bruker noen av våre tjenester.

  • Når du eller din organisasjon blar gjennom, gjør en forespørsel eller på en annen måte samhandler gjennom vår nettside.

  • Når du søker om en jobb eller en ledig stilling hos vårt firma.

  • Når du eller din organisasjon tilbyr å hjelpe eller tilbyr tjenester til oss.

    I noen tilfeller samler vi personlige data om deg fra en tredjeparts kilde. For eksempel kan vi samle personlig informasjon fra din organisasjon, andre organisasjoner som du har avtaler med, offentlige etater, et kredittbyrå, en informasjons- eller tjenesteleverandør eller fra et offentlig tilgjengelig dokument.

    Er du pålagt å oppgi personlige opplysninger?

    Som et generelt prinsipp er alle personlige opplysninger du gir oss helt frivillig. Det er generelt ingen skadelige virkninger for deg hvis du velger å ikke samtykke eller gi personlig opplysninger. Likevel er det tilfeller der Polar Kuldeservice AS ikke kan handle uten visse personlige opplysninger, for eksempel fordi personligopplysninger er obligatorisk for å fullføre bestillinger og leveringer til deg, fullføre din informasjon i en rekrutterings prosess eller for å utføre en lovlig pålagt samsvars sjekk. I disse tilfellene vil det dessverre ikke være mulig for oss å gi deg det du ber om uten de relevante personlige opplysningene, og vi vil varsle deg deretter.

    For hvilke formål vil vi bruke dine opplysninger?

    Vi kan bare bruke dine personlige opplysninger til følgende formål («Tillatte Formål»):

    • Leveranse av varer eller andre tjenester eller ting du måtte ha bedt om, inkludert tjenester eller løsninger som opplyst eller forespurt av deg eller din organisasjon.

    • Administrasjon av din eller din organisasjons forretningsforhold med Polar Kuldeservice AS, inkludert fullførte betalinger, regnskapsføring, revisjon, fakturering og support tjenester.

    • Oppfyllelse av våre lovlige forpliktelser (slik som krav til lagring), oppfyllelse av eller samsvar med lagringsforpliktelse (f.eks. eksport lover, handelssanksjon og embargo lover, i forhold til hvitvasking av penger, finansiell- og kredittkontroll, svindel- og kriminalitetsforebygging) som kan inkludere automatisert kontroll av dine kontaktopplysninger eller annen informasjon som du fremskaffer om din identitet mot gjeldende sanksjonerte lister, og kontakte deg for å bekrefte din identitet i tilfelle et potensielt treff eller handling med deg som kan være relevant for samsvars formål.

    • For å analysere og forbedre våre tjenester og kommunikasjon med deg.

    • Håndtere sikkerheten og å beskytte tilgang til våre lokaler, IT- og kommunikasjonssystemer, nettsteder og andre systemer, forebygge og oppdage sikkerhetstrusler, svindler eller andre kriminelle eller ondsinnede aktiviteter.

    • For forsikringsformål.

    • For overvåking og vurdering for oppfyllelse av våre retningslinjer og standarder.

    • For å oppfylle våre lovlig pålagte og styrende retningslinjer og anmodninger, inkludert rapportering til og/eller bli revidert av nasjonale og internasjonale tilsynsorganer.

    • For å oppfylle rettsordre og utøve og/eller forsvare våre juridiske rettigheter.

    • For ethvert formål relatert til og/eller tilhørende til noen av de ovennevnte eller andre formål som du har fremskaffet oss dine opplysninger til.

      Hvor du har uttrykkelig gitt oss ditt samtykke, kan vi behandle dine personlige opplysninger også for følgende formål:

    • Å kommunisere med deg gjennom kanalene du har godkjent for å holde deg oppdatert om de nyeste utviklingene, kunngjøringene og andre opplysninger om Polar Kuldeservice AS produkter, teknologier og tjenester (inkludert nyhetsbrev og annen informasjon) samt Polar Kuldeservice AS opplæring, tilstelninger og prosjekter.

    • Kundeundersøkelser, markedsførings kampanjer, markedsanalyse, konkurranser eller andre salgsfremmende aktiviteter eller arrangementer.

    • Samle informasjon om dine preferanser for å opprette en profil for å tilpasse og fremme kvaliteten på kommunikasjonen og samspillet med deg (for eksempel ved nyhetssporing eller analyse av nettsider).

      Med hensyn til markedsføringsrelatert kommunikasjon vil vi – når det er lovlig påbudt – bare sende deg slik informasjon etter at du har registrert deg, og gir deg muligheten til å melde deg ut når som helst hvis du ikke ønsker å motta ytterligere markedsføringsrelatert informasjon fra oss. Vi vil ikke bruke dine personlige opplysninger for å ta noen automatiserte beslutninger som påvirker deg eller opprette andre profiler enn beskrevet ovenfor.

      Avhengig av for hvilke av de ovennevnte «Tillatte formålene» vi bruker dine personlige opplysninger, kan vi behandle dine personlige opplysninger på en eller flere av de følgende lovlige premisser:

    • Fordi behandling er nødvendig for oppfølging av en kunde eller leveranseinstruks(er) eller andre kontrakter med deg eller din organisasjon.

    • For samsvar med våre lovlige forpliktelser (f.eks. i forbindelse med skatt eller for å ivareta pensjonsforpliktelser).

    • Fordi behandling er nødvendig i forbindelse med vår legitime interesse eller for tredjepartsmottakere som mottar dine personopplysninger, forutsatt at slike interesser ikke overstyrer dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter.

      I tillegg kan behandlingen være basert på ditt samtykke hvor du uttrykkelig har gitt det til oss.

      Med hvem vil vi dele dine personopplysninger?

      Vi kan dele dine personopplysninger i følgende sammenhenger:

      • Vi kan dele dine personopplysninger mellom firmaene som er underlagt Polar Holding på et konfidensielt grunnlag hvor det kreves for det formål å gi lovlig rådgivning eller andre produkter eller tjenester, og for administrative, fakturerings- og andre forretningsformål.

      • Vi kan utlevere dine personopplysninger til eksterne partnere for å utføre oppgaver på våre vegne slik som å yte IT-tjenester eller hjelpe med markedsføring og rekruttering, administrasjon av pressemeldinger, dataanalyse eller statistikk.

      • Vi kan utlevere dine kontaktdetaljer på et konfidensielt grunnlag til en tredjepart for det formål å få din tilbakemelding på Polar Kuldeservice AS sine tjenester, for å hjelpe oss å måle prestasjon og for å forbedre og fremme våre tjenester.

      • Vi kan dele dine personopplysninger med selskaper som tilbyr tjenester for hvitevaskingskontroll, kredittrisikoreduksjon og svindel eller kriminell forebygging, og selskaper som tilbyr tilsvarende tjenester, inkludert finansinstitusjon, kredittreferansebyråer og tilsynsorganer som slike personopplysninger deles med.

    • Vi kan dele dine personopplysninger med enhver tredjepart som vi har engasjert eller overført noen av våre rettigheter eller forpliktelser til.

    • Vi kan dele dine personopplysninger med tredjepart, for eksempel tinghuset,

      rettshåndhevelsesmyndigheter, advokatfirma eller andre parter der det er nødvendig for å oppnå, utøve eller forsvare rettslig eller rettferdig krav, eller for det formål å om en konfidensiell løsningsprosess i en eventuell tvist.

    • Vi kan også instruere tjenesteleverandører innen eller utenfor Polar Kuldeservice AS, hjemme eller i utlandet, f.eks. delte tjeneste sentre, til å behandle personopplysninger for den «Tillatte hensikt» på våre vegne og bare i samsvar med våre instruksjoner. Polar Kuldeservice AS vil beholde kontroll over og vil fortsette å være fullstendig ansvarlig for dine personopplysninger, og vil bruke en passende sikkerhetsordning som kreves for gjeldende lov for å sørge for integriteten og sikkerheten for dine personopplysninger når vi engasjerer slike tjenestetilbydere.

    • Vi kan også bruke samlede personopplysninger og statistikker med formålet om kontroll over bruken av
      nettsiden for å hjelpe oss med å utvikle vår nettside og våre tjenester.

      Ellers vil vi bare utlevere dine personopplysninger når du direkte gir oss lov, når vi er pålagt etter gjeldende lov eller juridisk eller offisiell anmodning om å gjøre det, eller som påbudt for å undersøke virkelige eller mistenkte svindel- eller kriminelle aktiviteter.

      Personopplysninger om andre personer som du fremskaffer oss

      Hvis du fremskaffer personopplysninger til oss om noen andre (slik som en av dine ledere eller medarbeidere, eller noen som du har forretningsavtaler med) må du sikre at du har rettigheter til å utlevere de personopplysningene til oss og at vi, uten at vi tar noen skritt videre, kan samle, bruke og utlevere disse personopplysningene som forklart i disse retningslinjene for personvern. Siden disse forholdene angår denne personen spesielt, må du sikre at den berørte personen er oppmerksom på de forskjellige forholdene beskrevet i disse retningslinjene, inkludert vår identitet, hvordan kontakte oss, våre formål for datainnsamling, vår personopplysningspraksis (inkludert opplysninger til utalandske mottakere), den individuelles rettigheter til å få tilgang til personopplysningene og klage over behandlingen av personopplysningene, og konsekvensene hvis personopplysningene ikke er fremskaffet (slik som manglende evne til å levere enkelte tjenester).

      Sikker oppbevaring av dine personopplysninger

      Vi vil ta passende tekniske og organisatoriske forholdsregler for å holde dine personopplysninger konfidensielle og sikre samsvar med våre internasjonale prosedyrer som dekker lagring, avsløring av og tilgang til personopplysninger. Personopplysninger kan bli lagret på våre personopplysnings-plattformer, noen av disse hos våre systemleverandører eller i papir dokumenter.

      Overføring av dine personopplysninger til utlandet

      Polar Kuldeservice AS har en del leverandører i utlandet. Vi kan overføre dine personopplysninger til utlandet hvis det kreves for de tillatte formålene som beskrevet over. Dette kan inkludere land som ikke har samme krav til sikkerhet som lovene i ditt hjemland (for eksempel lovene innen EØS). Dersom slike internasjonale overføringer blir gjort vil vi sikre at passende beskyttelsestiltak blir gjort som forskrevet i Personvernforordningen (EU) 2016/679 eller andre relevante lover. Dette inkluderer å gå inn i EUs standard kontraktsbetingelser som er tilgjengelige her.

      Oppdatere personopplysninger om deg

      Hvis noen av dine personopplysninger som du har fremskaffet oss forandrer seg, for eksempel hvis du endrer e-post adresse eller hvis du ønsker å kansellere en forespørsel til oss, eller hvis du har blitt oppmerksom på at vi har unøyaktig personopplysninger om deg, vennligst gi oss beskjed ved å sende en e-post til post@polarkulde.no. Vi vil ikke være ansvarlig for eventuelle tap som oppstår som følge av unøyaktig, ikke autentiske, mangelfulle eller ufullstendige personopplysninger som du har fremskaffet oss.

      Hvor lenge beholder vi dine personopplysninger?

      Dine personopplysninger vil bli slettet når det ikke lenger er fornuftig for oss å beholde dem i forbindelse med det «Tillatte Formål,» eller du trekker tilbake ditt samtykke og vi ikke lenger er lovlig pålagt eller det på annen måte er nødvendig å beholde slik informasjon. Vi vil spesielt beholde dine personopplysninger der hvor det er påkrevd for Polar Kuldeservice AS for å hevde og forsvare oss mot rettslige krav inntil slutten av den aktuelle oppbevaringsperioden eller til de aktuelle kravene har blitt avgjort.

      Dine rettigheter

      Med forbehold om visse juridiske forhold, har du rettighetene til å spørre om en kopi av personopplysningene vi har av deg, til å få unøyaktige personopplysninger rettet og å protestere eller å begrense vår bruk av dine personopplysninger. Du kan også klage hvis du er bekymret for hvordan vi behandler dine personopplysninger.

      Hvis du ønsker å gjøre noe av det ovenfor, vennligst send en e-post til post@polarkulde.no. Vi kan be om at du
      beviser din identitet ved å gi oss en kopi av et gyldig identifikasjonsmiddel for at vi skal oppfylle våre sikkerhetsforpliktelser og for å forhindre uautorisert utlevering av informasjon. Vi forbeholder oss retten til å belaste deg et rimelig administrasjonsgebyr for eventuelle åpenbart ubegrunnede eller overdrevne forespørsler om tilgang til din informasjon, og for eventuelle tilleggs kopier av personopplysningene som du ber om fra oss.

      Vi vil vurdere eventuelle forespørsler eller klager som vi mottar og fremskaffe deg et svar på en riktig måte. Hvis du ikke er fornøyd med vårt svar, kan du rette din klage til en relevant personvernregulator.

      Oppdatering av disse retningslinjene for personvern

      Disse retningslinjene for personvern ble sist oppdatert i juni 2018. Vi forbeholder oss retten til å oppdatere disse
      retningslinjene fra tid til en annen for å reflektere endringer i måten vi behandler dine personopplysninger eller endrer juridiske krav. I tilfelle slik endring skjer, vil vi publisere de endrede retningslinjene på vår nettside eller publisere det på en annen måte. Endringen vil ta effekt så snart de er publisert på denne nettsiden: www.polarkulde.no

      Hvordan komme i kontakt med Polar Kuldeservice AS

      Vi ønsker dere velkommen til å kommentere vår nettside og våre retningslinjer for personvern. Hvis dere ønsker å kontakte oss for eventuelle spørsmål eller kommentarer, vennligst bruk en av følgende kontaktformer:

      Telefon: 73 96 68 60

      E-post: post@polarkulde.no

      Post:
      Polar Kuldeservice AS
      Østre Rosten 84 F
      7075 Tiller